Verfahrensdokumentation: Einfach sicher durch die Betriebsprüfung
Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation ist seit 2015 Pflichtbestandteil für jedes Unternehmen, das steuerpflichtig ist, Bilanzen oder Einnahmeüberschussrechnungen erstellt und Prozesse EDV-gestützt abbildet – spätestens jedoch seit 2019 und den Anpassungen durch das BMF.
Das bedeutet: alle im Unternehmen verwendeten
- Verfahren,
- eingesetzte Software und Änderungen, sowie
- neben der organisatorischen Anwenderdokumentation auch eingesetzte technische Infrastrukturen
müssen aufgezeichnet werden.
Viele Unternehmen unterschätzen eine solche Verfahrensdokumentation. Weil sie aber wichtiger Bestandteil einer Betriebs-Prüfung sein kann, sollten unbedingt integrierte Möglichkeiten geschaffen werden, über die Verfahrensdokumentationen erstellt und erweitert werden können.
Denn: das Handbuch bzw. die Hilfefunktion reichen nicht aus. Die Software-Dokumentation ist nur ein minimaler Bestandteil der Verfahrensdokumentation und enthält immer nur den – nicht ganz aktuellen – Standard.
Verfahrensdoku nebenbei und im laufenden Betrieb erstellen
Das Thema Verfahrensdokumentation wird nach GoBD in fünf Bereiche unterteilt:
- Allgemeine Beschreibung
- Anwenderdokumentation
- Technische Dokumentation
- Betriebsdokumentation
- Internes Kontrollsystem
Es müssen also sehr viele Informationen erfasst, dargestellt und in der Konsequenz kontrolliert und protokolliert werden. In einer ERP sollten Anwender dies „nebenbei“ tun können – und zwar im laufenden Betrieb der ERP-Software. So geschieht die Dokumentation direkt im Arbeitsablauf.
Folgende Punkte sollen dabei im Fokus stehen:
- Komplett-Übersicht über alle Einträge und Änderungen
- Verfahrensdoku anwendungsbegleitend erstellen
- Vorgänge laufend aktualisieren
- Direkte Verfügbarkeit während der Anwendung
Anhand dieser Punkte kann bei regelmäßiger Pflege eine komplette Verfahrensdokumentation aufgebaut werden – und zwar im laufenden Betrieb und genau an den Stellen, an denen sie gebraucht wird.
Gleichzeitig stehen dem Anwender am Rechner die Informationen bereit, die nötig sind für die Bedienung im speziellen Fall und für die Entscheidungsfindung. Und genau das ist in einer Verfahrensdokumentation ein wichtiger Punkt: wie wird entschieden, wer welche Zahlungsbedingungen bekommt, oder wer welcher Adressgruppe zugeordnet wird. Diese Dinge sind nur direkt während der Anwendung erfassbar.
Fazit:
Mit Hilfe der neuen Vorgehensweise in der SoftENGINE ERP kann bei regelmäßiger Pflege eine komplette Verfahrensdokumentation aufgebaut werden – im laufenden Betrieb und genau an den Stellen, an denen sie gebraucht wird. Durch das Einbeziehen der SoftENGINE Hilfe-Artikel im Wiki und in die Software-Dokumentation ist nun auch bei der Fibu-Prüfung sichergestellt, dass dem Prüfer alle Dokumentations-Bestandteile zur Verfügung stehen.